HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS MODERNAS

Una presentación divertida sobre las diferentes estrategias gerenciales aplicadas en las organizaciones para incrementar su productividad.

¡¡Organizate!!

La agenda es una herramienta indispensable para organizarse, por lo que será necesario recordar lo siguiente:

 ANOTA TODO: Las actividades diarias, pendientes o citas, con sus respectivos horarios. Esto ayuda a ordenar las actividades para que aproveches el tiempo de una mejor manera. Es importante anotar las actividades y pendientes por orden de importancia, y tratar de resolverlos en el menor tiempo posible, de lo contrario, se corre el riesgo de que la lista de pendientes se incremente, haciendo más complicado su cumplimiento. ¿Cuántas veces por pena a decir “no puedo”, se acepta una invitación, sabiendo que no se tiene tiempo o se tienen otras cosas más importantes que hacer? Es por ello que las personas que buscan tener un orden en su vida deben aprender a utilizar la palabra no.

RESERVA TIEMPO PARA TÍ: ¿Cómo se desempeñaría un trabajador en una empresa donde no tuviera tiempo libre, días de descanso o vacaciones? Sin lugar a dudas no tan eficientemente como aquel que sí tiene tiempo para disfrutar de su familia y de sí mismo. Si se hace una pausa en el ritmo acelerado de vida y se realiza alguna actividad que relaje, divierta, entretenga y permita el crecimiento de la persona (algún deporte, bailar, pintar, escribir, leer, estudiar), las relaciones con los demás y el propio desempeño se verá favorecido.El tener sueños, metas y un compromiso real con uno mismo, reafirma en forma positiva la autoestima, lo cual es a su vez un buen ejemplo para los hijos.

CONCÉNTRATE EN ALGO ESPECIAL, HAZ UNA SOLA COSA A LA VEZ.:Si pretendes ayudar a tus hijos en su tarea y al mismo tiempo hablar por teléfono, es probable que descuides alguna de las dos cosas.En cambio, enfocarse en una sola actividad a la vez permite concentrarse mejor en lo que se hace, hacerla más rápido y mejor.

DESCANSA, RESPETA LAS HORAS DE SUEÑO Y DE DESCANSO:Así como es necesario alimentarse sanamente y ejercitarse regularmente, el descanso diario es también indispensable para conservar un buen estado de salud.El humor, energía, claridad mental y desempeño está determinado, en gran medida, por la cantidad de descanso que se obtiene al dormir, por lo que las horas de descanso deben tener un lugar especial en la agenda.

INVOLUCRA A LA FAMILIA, INCLUYE A LOS HIJOS EN LAS DISTINTAS TAREAS DEL HOGAR:Además de la ayuda que proporcionan, se estará apoyándolos en la formación de buenos hábitos, lo cual a su vez contribuirá a que sepan organizarse de una mejor manera en el futuro.

EMPIEZA HOY MISMO:Es frecuente escuchar la frase: “A partir del lunes, empiezo...”, aunque en realidad se necesita para comenzar mucho más que una fecha, se requiere de una intención real y autodisciplina para llevar a cabo el propósito.La persona persistente y tenaz que logre iniciar un cambio en su forma de organizarse, verá los resultados de su esfuerzo en un mejoramiento en su calidad de vida, en sus relaciones con los demás, pero sobre todo, tendrá la satisfacción personal de lograr todas sus metas y ser dueño de su tiempo y de sí mismo.

RECUERDA SIEMPRE: ¡¡NUNCA TE RINDAS!!

Organizate.[documento en linea].disponible: (http://www.degerencia.com/articulo/organizate) [consulta 2011 agosto 2]

Cómo gestionar tu tiempo para sentirte más productivo y eficaz

¿Te pasas el día corriendo de un lado a otro, ocupada con mil y una cosas y sintiendo que no has hecho nada productivo, que el día no tiene suficientes horas?....Si este es tu caso y quieres gestionar mejor tu tiempo y ser más productiva, en este artículo te explico cómo conseguirlo. Tienes que tener en cuenta dos cosas: ser más eficiente, y ser más efectiva.

CÓMO SER MÁS EFICIENTE Para ser más eficiente es importante determinar cuándo eres más productiva y qué te hace perder el tiempo. Para averiguar estas dos cosas es muy útil apuntar durante una semana (al menos 3 o 4 días) todo lo que haces y el tiempo que empleas en cada cosa.Durante un día normal todos tenemos picos de productividad. Por ejemplo, en mi caso he identificado tres horarios diferentes: por las mañanas de 11 a 2 son muy productiva, el tiempo vuela y acabo cosas más rápido que en cualquier otro momento del día. Después hay momentos de productividad normal-buena, y ratos en los que me cuesta mucho concentrarme y pierdo el tiempo con cualquier cosa.Sabiendo esto, escribir artículos en los momentos de baja concentración sería una enorme pérdida de tiempo, ya que tardaría mucho más que si lo hago en los ratos donde soy más productiva. Tú puedes hacer algo parecido, utiliza tu tiempo con inteligencia. Haz el trabajo importante y que requiera más concentración y atención en tus momentos productivos, y deja el resto de tareas para momentos de menor concentración. Eso hará que tu productividad aumente y que te sientas más satisfecha al ver que haces y acabas más cosas (el truco está en acabar no en empezar y dejar a medias).

También tienes que conocer cómo pierdes el tiempo, eso incluye normalmente redes sociales (Facebook, Twitter) o irte a tomar cafe....Ahora ya sabes cuándo eres más productiva y que “ladrones” de tu tiempo debes eliminar o limitar, aquí tienes otras dos sugerencias para aprovechar mejor el tiempo:

Agrupa tareas: En vez de mirar tu correo cada 15 minutos, proponte hacerlo 3 veces al día. Si tienes que salir varios días para algo, dedica un solo día a hacerlo todo.

Programa periodos de tiempo ininterrumpidos (sin teléfono, internet,...)

CÓMO SER MÁS EFECTIVO La segunda parte consiste en ser más efectivo, en centrarte en las cosas importantes, las que te van dar mejores resultados. En resumen, priorizar. Aquí te dejo tres métodos que me gustan mucho:

 1. Los cuatro cuadrantes (técnica descrita en el libro “Los 7 hábitos de las personas altamente efectivas” de Stephen Covey), consiste en agrupar tus tareas en uno de estos cuadrantes:

importante y urgente

importante y no urgente

no importante y urgente

no importante y no urgente.

 Por supuesto, primero te centras en el primer cuadrante, las tareas importantes y urgentes. Pero lo más efectivo es encargarse del segundo cuadrante cuanto antes, para que las tareas importantes no lleguen a ser urgentes.

 2. Ley de Pareto. El 80% de tus resultados provienen de un 20% de tu trabajo. Identifica ese 20% y hazlo primero.

 3. Responde a estas preguntas. Cuando estás agobiada y tienes muchas cosas que hacer, responde a estas dos preguntas: ¿qué es lo más importante que tengo que hacer hoy? y ¿si sólo tuviera que hacer una cosa, qué sería? (yo esta la uso mucho).

Como gestionar tu tiempo para sentirte mas productivo y eficaz.[Documentoenlinea].disponible:http://www.degerencia.com/articulo/como-gestionar-tu-tiempo-para-sentirte-mas-productivo-y-eficaz_ [consulta 2011 agosto 01]